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大型办公室搬迁,内部所需准备的工作

文章来源:北京深圳广州办公室搬迁/搬家前流程方案推荐】北京深圳广州大型办公室搬迁/搬家前流程方案对于企事业行政负责人来说并不是一件轻松的事情;内部时间调配、财产清点、工期设计、物管沟通、服务商甄选、运作管控、旧址交楼程序之多,事物之繁锁。所以大型搬迁运作正如古人之言;"预则立,不预则废"。接下来与大家分享下北京深圳广州办公室搬迁/搬家前流程方案


需要准备的工作;搬迁筹备小组、各部门数据财产报备、各部门运营计划周期、新址交楼验收进度;

服务商所准备的材料;搬迁小组通讯录、固定资产清算表、私人物品及办公清单(箱)、部门运营计划表、新址交楼验收周期表;


成立搬迁筹划小组丨

行政人事部牵头,成立搬迁筹划小组;以部门领导或副职为小组成员,协助完成前期筹备工作、配合数据对接工作、管控搬迁安全核收工作。


办公室搬迁/搬家前流程方案


内部数据整理丨

针对于搬迁前的数据需要做一个清点盘算,以搬出物品与处理物品为类别独立分开。在选择搬迁服务商时就需要考虑淘汰物品的处理方案,同时也需要了解退楼后的物管验收标准。减少多环节重复支出,尤其实在工期和成本统筹方便一步到位。

注:特型设备或IDC机房类需要格外注意,数据类信息提前要求部门做好备案(备档)工作。


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物管初期接触丨

提前与物管沟通搬迁计划,了解物管各处要求限制;搬出路线、停泊要求、电梯使用等。后期在服务商介入后可针对于防护级别及公关深度进行可塑性调整。


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服务商甄选丨

服务商甄选关乎于搬迁的稳定性及安全级别,在前期做的一切备课工作后与运营商接洽起来更为方便;也能在此有一个初步的筛选过程。选择服务商时多从方案思路、管控流程、对接体系入手;其次配备供应的材料完善与否也关乎与搬迁的安全准确性。多从服务案例、服务对象去选择对比;切忌一切从成本出发,企业搬迁经过几年的沉淀,随有所改善,但还是无法杜绝从成本出发容易招引来无法管控的粗劣服务商。


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多方小组会议丨

服务商确定后,在搬迁运作前至少需要有三会五通;双方小组主体性的会议能够提高效率,熟悉流程,适应文件。双方需互换《搬迁小组通讯录》,同时附上小组成员职责分管;提高沟通效率、降低时间成本。


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材料配备与使用丨

搬迁前需要提前20天完成内部材料发放工作,通常材料使用都属于计量成本;因此内部发放材料时需要有信息登记表,亦可以部门人头发放。同时向各环节发放或服务方协助完成材料使用说明。


办公室搬迁/搬家前流程方案


运作管控丨

搬迁前1天以部门为单位完成数据复核工作,一旦数据封存后杜绝出现添加或临时挪用物品;减少数据重复复审或搬迁数据不清情况。签发与签收环节数据需要准确,上车与卸货环节可增添双方成员复核数据。以部门为单位完成验收,公共物品统一复核。办公家具复位后随机抽样复查,检查组装完好程度。出现不牢、不整情况,随即要求服务商完成配合组装完好工作。运作数据对接文件以天为单位完成信息核对,确认后可复印或拍照留底;最终用于结算文件中审核素材。


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调试回收丨

2-3日内正规的服务商均有工期内调试协助服务,同时在此期间指定区域包装垃圾堆放;可一并要求服务商完成清洁增值。


办公室搬迁/搬家前流程方案



北京深圳广州办公室搬迁/搬家前流程方案数据需要尽量准确,淘汰家具提前做好统算;高端CBD尽量避开工作日。

大型搬迁尽量选择综合性专业强的服务商,避免带来隐性或直接的损失;如果您对此还有更多需要了解,可以来电咨询思通国际坐席客服;400-065-9138

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